Työviikkoni kalenteri näyttää tällaiselle:

14840395748215.jpg

Maanantai on kalenterissa jo taputeltu ja siksi tyhjää täynnä, mutta edessä olevista päivistä löytyy merkintää toisensa perään. Tekemistä on aikataulutettu vähintään puolen tunnin mittaisiin palikoihin. Punaisella merkitsen kriittiset tehtävät ja esimerkiksi palaverit sekä tapaamiset, joita en itse voi tai halua siirtää muuhun kohtaan. Päällekäiset palikat tarkoittavat yleensä vaihtoehtoisia tehtäviä ja rinnakkaisista vähemmän kriittiset väistävät tärkeimmän tieltä.

Uudelleenorganisoin kalenteria päivän mittaan lennosta. Sunnuntaisin järjestän tulevan työviikon palikat kohdalleen. Kalenterissa on myös muutamia triviaaleja asioita, kuten junalippujen hankkiminen tulevalle matkalle, lounashetki tai muuta vastaavaa. Ne tosin saattaisivat unohtua muuten.

Menetelmän kehitystä

Kalenteritaktiikkani puree ihan hyvin (olen käyttänyt sitä Googlen kalenterin pohjalta reilun vuoden ja sitä ennen puhelimen kalenterin kautta muutamia vuosia), mutta on siinä myös parantamisen varaa:

  • Saatan siirtää epämiellyttäviä tai raskaalta tuntuvia tehtäviä (jos ne eivät ole kiireellisiä) eteenpäin viikko toisensa jälkeen.
  • Työpäivän aikana tulee monesti tilanteita, jolloin kaikki suunnitelmat menevät uusiksi esimerkiksi jonkin äkkiä ilmestyneen kiireellisen asian johdosta. Tällöin tekemättä jäävät tehtävät ahdistavat.
  • Viikoissa on harvoin tyhjiä kohtia ja välillä tehtävän työn määrä ahdistaa (tosin useimmiten se innostaa).
  • Kalenterin ylläpito saattaa joskus käydä työstä (vaikkakin on huomattavasti nopeampaa kuin paperikalenterin ylläpito).
  • Jos suunnitteluvaihde käy ylikierroksilla, saatan aikatauluttaa liikaa liian triviaaleja asioita (ei ihan, mutta melkein tasoa laita sukat jalkaan).

Cal Newport kirjoittaa mainiossa kirjassaan Deep Work, että sallii itsensä muotoilla kalenteria vapaasti työpäivän aikana, jos eteen tulee esimerkiksi syvällisempää pohdintaa vaativia tehtäviä. Minullakin on kalenterissa joustoa, mutta ahdistun palikoista, joita en saa poistaa tehdyn työn merkiksi. On opelteltava olemaan rennommin tämän kanssa.

Toisaalta rentouden lisäksi tarvitsen kuria sellaisten tehtävien kohdalla, joita siirrän eteenpäin viikko toisensa jälkeen. Ongelmana on usein ehkä se, että en ole paloitellut tehtäviä riittävän pieniin osiin. Jatkossa täytyy ensin tehdä pilkkominen useampaan kalenterimerkintään.

Avuksi Trellon tehtävälistat

Otin viime vuoden lopulla kalenterin rinnalle Trellon, jolla voi laatia tehtävätauluja tehtäväkohtaisine alalistauksineen. Ajatuksena on se, että kirjaan kalenteriin yleisellä tasolla, mitä aion tehdä (”nuorkauppakamariasiat”) ja katson Trellosta, mitä kaikkea on tehtävänä kyseisen kalenterimerkinnän kohdalla. Tämä säästää aikaa siltä, että esiin tulevia tehtäviä täytyisi aikatauluttaa suoraan kalenteriin. Trellolla on myös helpompi hallita tehtävälistoja ja tehtävien yksityiskohtia. Pystyn myös sääntelemään ajankäyttöä tehokkaasti, kun voin aikatauluttaa vaikkapa 10 % viikon valveillaoloajasta johonkin projektiin. Seuraavalla viikolla voin todeta, että tarvitsen enemmän panostusta – tai vähemmän.

Kuvassa alla Trello työtauluineen. Trellossa on oma taulu mm. digitaalisen markkinoinnin koulutuksille, blogeille, yhdistystoimille ja taloudenhoidolle.

148404135270098.jpg

Työtaulussa on sellaisia listoja kuin ToDo joskus, markkinoinnin suunnittelu, ToDo akuutisti, Done ja Hylätty / delegoitu. ToDo-tauluissa on tehtäviä, jotka siirtyvät aikanaan kalenteriini ja tultuaan tehdyksi päätyvät Trellossa Done-tauluun. Trello-ratkaisu on vielä kehitysasteella.

Kaikelle aikansa, kaikki ajallaan

Tämä ajatus on tekemisen ytimessä. Tehtävät on taulukoitu ja priorisoitu Trelloon, sieltä aikataulutan ne kalenteriin. Sunnuntaisin optimoin tulevan viikon kokonaisuuden. Päivän aluksi katson, mitä on tehtävänä. Teen asiat ajallaan ja homma etenee, asioita saa aikaiseksi.

Jos tulee poikkeuksia, kalenteri elää ketterästi mukana. Tämänkin kalenteri konkretisoi hienosti: se, mitä en tee nyt, löytyy tarkuuvarmasti edestä. Merkintöjen poistamisen kynnys on erittäin korkea. Jos en ehdi tai jaksa tehdä jotakin, vaihtoehtona on usein vain asian siirtäminen eteenpäin. Jonkin verran kalenteriin tulee merkittyä tehtäviä, joilla ei lopulta ole juuri merkitystä. Tällaisia hetken inspiraation murusia saatan poistaa, kun olen tarpeeksi kauan todennut, että sillä ei ole virkaa.

Näin toimin kalenterini kanssa. Miten itse? Oletko todennut jonkin kalenterirutiinin erityisen toimivaksi vai suunnitteletko ajankäyttösi rennommin?

Save

Julkaissut janiwahlman

Markkinoinnin ja viestinnän kouluttaja, konsultti ja asiantuntija. Matkalla kohti johtamisen syvempiä vesiä. Katso lisää: https://www.linkedin.com/in/janiwahlman

Ota osaa keskusteluun

6 kommenttia

  1. Huh, vaikuttaa työläältä ylläpitää ja itse kokisin jouston kadonneen. Pidän itse töissä priorisoitua to do-listaa outlookin sähköpostissa, joka itseasiassa jakaa tehtävät eri päiville(nämä eivät näy varsinaisessa kalenterissa kaikille työpaikalla, vaikka kalenteri on jaettu), mutta joudun usein heittämään niitä eteenpäin työpaikan työkulttuurin vuoksi. Kiireellisiä asioita tipahtelee eteen nimittäin lähes päivittäin, mikä laittaa työsuunnitelman uusiksi. Puolen tunnin tarkkuudella tehty jaksottaminen ja suunnittelu tuntuisi mahdottomalta toteuttaa. Olen laittanut kalenteriin vain oikeastaan ihan vihon viimeiset deadlinet ja tietysti kokoukset yms. joista ei voi luistaa. Työpaikalla myös muut varaavat suoraan toisten kalentereihin palavereja, jos siellä on tyhjää, joten kyseistä kalenteria ei myöskään voi kokonaan täyttää omilla merkinnöillä.

    Tykkää

  2. Kiitos ajatustesi jakamisesta, Heta. Ajankäyttö- ja kalenterimalleja on varmasti lähes yhtä paljon kuin meitä ajankäyttäjiäkin. Tärkeintä on, että löytää omansa ja muokkaa rutiineja paremmiksi, jos joku asia ei toimi. Toki esimerkiksi työpaikan kulttuuri sekä teknologia voivat aiheuttaa sellaisia ongelmia, joita ei rutiineilla vältetä.

    Tarkennan vielä, että vaikka kalenteroin asiat puolen tunnin palikoihin, ei tekeminen tapahdu tismalleen 30 minuutin raameissa – Joihinkin asioihin menee vartti ja toisiin kolme. Sellainen periaate tuli myös mieleen, että pyrin yhä enemmän hoitamaan samankaltaisia asioita samalla kertaa – Suunnitteluasiat, sisällöntuotanto, sosiaalisen median kanavien hoitaminen, analytiikka ja muut kukin omissa lokeroissaan vaikkapa puolikkaan työpäivän aikana.

    Tykkää

Kommentoi

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s