Kesäyön marssin opit: Lupaa, lunasta, viesti!

Sain toimia Porissa, Yyterissä 25.5.2019 järjestetyn Kesäyön marssin johtajana. Projekti kesti lähes vuoden. Kyseessä on Maanpuolustuskoulutusyhdistyksen (MPK) kaikelle kansalle järjestämä hyvän mielen kävelytapahtuma. Marssitapahtumia on järjestetty parikymmentä vuotta ja sen juuret ovat sotilasurheilussa. Tänä vuonna meillä oli Porissa upeat 572 osallistujaa.

Otin vetovastuun kesällä 2018. Päätös hirvitti, tuleva tuntematon kauhistutti. Siksi oli sanottava kyllä.

Olen noviisi johtamaan, noviisi tapahtuman järjestäjä, varsin noviisi paikallisessa reserviläiskentässä. Siksi tapahtuma oli minulle lupaus haasteista, lupaus kehittymisestä.

Paljon olisi voinut tehdä toisin, asioita oppi jälkijunassa. Vasta nyt tiedän, miten moni asia olisi kannattanut junailla. Niin se yleensä menee.

Millaisen lupauksen annamme osallistujille? Miten lunastamme tämän lupauksen? Miten pidämme huolta toimitsijoistamme? Miten kaikki organisoidaan? Mitä kaikkea tarvitaan?

Tuollaiset kysymykset, ja monet muut, pyörivät mielessäni toistuvasti. Meillä oli noin 10 hengen ydinporukka ja parinkymmenen hengen laajempi porukka, jolla kokoonnuttiin kerran kuukaudessa asioita suunnittelemaan. Yhteensä vapaaehtoisia oli mukana lähes 100.

Vapaaehtoistoiminnan johtaminen on taitolaji. Miten motivoida, kun käskeä ei voi? Toisaalta reserviläiset ja maanpuolustustoiminnan vapaaehtoiset ovat usein yhteisten intressien motivoimia.

Lupaus, ja sen lunastaminen

Markkinointiekonomi ei varmaan osaa muuta miettiä: Mitä lupaamme, ja miten lupauksemme lunastamme? Jos alitamme lupauksemme, tulee pettymyksiä. Jos ylitämme, tulee mannaa.

Marssinjohtajana lupauksien muodostaminen, niiden antaminen ja niiden lunastaminen olivat yksi toimintaani ohjaava tausta-ajatus.

Selvästi huonompi olen tapahtuman operatiivisen toiminnan yksityiskohtien suunnittelussa: Miten soppatykit viritellään, montako pystöä tarvitsemme, miten huoltologistiikka hoituu? Entä turvallisuusnäkökohdat?

Mukana oli useita näiden asioiden ammattilaisia, joten asiat saatiin hoidettua hienosti. Monet suunnittelupöydän puutteet korjattiin lennossa, tai jo ennakkoon vastuuhenkilöiden ajatuksissa.

Suunnittelun isot linjat etenivät takaperoisesti. Siinä on jatkoa ajatellen isoin korjausliikkeen paikka. Reittisuunnittelu meni myöhäiselle, ja niinpä Yyteri oli jo lumen peitossa, kun reittejä astui tiedustelemaan. Lupaprosessit ja osittain markkinointi vaativat kuitenkin valmiita reittejä.

Viesti!

Viestintäorientoituneena  henkilönä asioista kertominen oli toinen punainen lankani. Pyrin kertomaan niin vapaaehtoisille toimitsijoille kuin potentiaalisille osallistujille kaiken mahdollisen. Siis kaiken sen, mitä saattoi kertoa. Keskeneräisten asioiden kertominen voi johtaa vääriin olettamuksiin ja kohtalokkaisiin tai ainakin häiritseviin suunnanmuutoksiin. Toisaalta riittävän kypsää asiaa ei kannata hautoa pääkopassaan.

Oli suunnitelma miten briljantti tahansa, miten varmistat sen toteutumisen, jos et siitä muille kerro?

Osallistujille laadin ohjeistuksen, jossa oli kaikki mahdollinen relevantti tieto.

Kansalaisille pyrin saamaan viestiä median välityksellä mahdollisimman hyvin. Aikaa tällä saralla meni paljon. Satakunnan Kansa kirjoitti henkilöjutun, jossa mukana oli asiaa marssista. Henkilö edellä pääsimme lehden palstoille. Tapahtumista on vaikeampi kirjoittaa mielenkiintoisesti, sanotaan.

Radio Porissa sain vierailla torstain kahvivieraana niin ikään henkilöajatus edellä, mutta marssikärjellä.

Ylen paikallistoimitus teki marssin kulusta hienon jutun paikallisuutisiin. Juttu tekee tapahtumaa tunnetuksi jatkoa ajatellen (Kesäyön marssi kävellään Porissa jälleen ensi vuonna!). Yle Pori jakoi myös Facebook-sivullaan videon marssin toisesta lähdöstä.

Moni kehittämisen paikka kiteytyy sisäiseen viestintään – siihen, että ei viestitä: Ei kuitata viestejä vastaanotetuksi, tehtäviä työlistalle otetuksi, ei raportoida tehdyistä asioista ja niin edelleen. Näin asiat joko unohtuvat tai jäävät jonkun muun kontolle.

Suurimmaksi osaksi sisäinen viestintä toimi meillä erinomaisesti, ja asiat hoidettiin.

Jälkimarkkinoi, kiitä ja koosta!

Liian usein vapaaehtoisvoimin tehdyt tapahtumat – muutkin – lakkaavat olemasta sillä hetkellä, kun tapahtuma on ohi.

Jos tapahtuma järjestetään jatkossakin, hukataan valtavasti potentiaalia siinä, että vaietaan. Täytyy muistaa jatkaa viestintää, jälkimarkkinoida.

Marssitapahtuman jälkeen kiitin osallistujia ja vapaaehtoisia, yksin ja erikseen. Jatkoin marssifiilisten jakamista.

Toinen tärkeä asia on kerätä palautteet tuoreeltaan, niin osallistujilta kuin toimitsijoilta. Koostaa omat havainnot ylös. Marssipäivänä kiersin lähtöjen jälkeen (olipa ainutlaatuisen hienoa lähettää 400 marssijaa liikenteeseen Yyterin rantaa pitkin!) huoltopisteillä ja reiteillä. Kysyin marssijoilta palautteita tuoreeltaan. Kysyin illan aikana palautteita myös niin marssitoimistosta, marssikeskuspäälliköltä, turvallisuuspäälliköltä kuin ensiapuvastaavalta ja huoltopäälliköltä.

Kaikesta tästä koostan muistion ensi vuoden marssia varten. Niin tehdyt virheet eivät toistu.

Tästä on hyvä jatkaa.