Vuoden alkajaisiksi luin polarisoitunutta keskustelua (toisaalta mikä keskustelu ei Twitterissä olisi enää polarisoitunutta) herättäneen Leo Straniuksen kirjan Tehokkuuden taika sekä ehkä hieman rajallisempien piirien jutuksi jääneen Rick Pastoorin kirjan Grip (Miten hallitset viikkoasi, vuottasi, elämääsi). Kirjat antoivat paljon uusia ajatuksia tekemisen hallintaan.
Tekemisen hallinta on aivan keskeinen asia hyvinvoinnin näkökulmasta, sillä hallinnassa olevat asiat hiertävät mieltä huomattavasti vähemmän kuin asiakaaos.
Sähköinen kalenteri on oiva tekemisen tukiranka (Pastoorin kirjassa sanotaan, että kalenteri on peruskallio). Minulla kalenteri on toiminut myös tehtävälistana eli muistin jatkeena. Kun asia on kalenterissa, se on poissa vaivaamasta mieltä. Voi olla myös varma, että se tulee jonakin päivänä vastaan.
Huono puoli tässä on se, että asioita ylös laittaessa niille tulee heti keksiä myös ajankohta. Kun kalenterissa kohtaa löyhillä ajankohtamääritelmillä varustettuja merkintöjä, niistä syntyy lumipalloefekti: Koska useat tehtävät ovat ”kiva tehdä sitten joskus”-asioita, ne vain pyörivät kalenterissa viikosta toiseen ja niitä tulee siirrettyä jatkuvasti eteenpäin. Jonakin päivänä saattaa todeta, että no ei tämä ole edennyt, ja merkintä poistuu kalenterista.
Esimerkiksi edellä mainitusta syystä päätin ottaa käyttöön erillisen tehtävälistan. Toki olen pitänyt jos jonkinlaisia tehtävälistoja: Notepadissa, Sticky Notessa, Trellossa, laskentataulukoissa, lukemattomissa vihoissa (pahimmillaan useassa vihossa yhtä aikaa mitenkään lajittelematta) ja Google Keepissä. Nämä siis sen lisäksi, että myös kalenteri on toiminut tehtävälistana.
Tehtävälista käyttöön
Asensin tehtävälistaksi Todoistin, jossa tehtävät ovat tällä hetkellä yhdeksässä projektissa ja niiden aliprojekteissa. Kun mieleeni tulee jokin asia, lähetän sen Todoistin inboxiin. Sieltä lajittelen tehtäviä projekteihin. Olen vasta harjoittelemassa tämän käyttöä, mutta toimivan tehtävälistan pitäminen kalenterin rinnalla tuntuu poistavan ainakin edellä mainitsemani lumipalloefektiongelman. Lisäksi asioita pystyy tarkastelemaan ja ajattelemaan paremmin kokonaisuutena – mikä asia johtaa mihinkin ja mitä tulisi tehdä ensiksi.
Erilaisten työkalujen käyttöönottoa oleellisempaa on miettiä tekemisen prosesseja. Todoistin käyttöönoton myötä päätin, että en pidä tehtävälistoja enää muualla. Vein myös eri paikoissa olevat tehtävälistaukset keskitetysti yhteen paikkaan.
Muistiinpanojen merkitys
Toisena uutena asiana aloitin säntillisen muistiinpanojen pitämisen, etenkin palavereissa. Kirjaan nyt jokaisessa palaverissa ylös saamani oivallukset ja asiat, joista sovitaan tai joista keskustelu jää auki. Näin pystyn esimerkiksi varmistamaan asioiden etenemisen jatkon seuraavissa palavereissa. Minun ei tarvitse myöskään tukkia kalenteria entisestään kirjoittamalla tällaisia asioita sinne.
Vapaamuotoisten muistiinpanojen kirjoittamisessa on lisäksi se taika, että ne mahdollistavat typistettyjä kalenteri- ja tehtävälistamerkintöjä paremmin luovemman ja vapaamman ilmaisun, ja siten suunnittelun ja asioiden monipuolisemman ajattelun.
Käyn muistiinpanot läpi perjantain viikkokatsauksessa. Tällöin muistiinpanoissa olevia asioita siirtyy tehtävälistalle tai suoraan kalenteriin.
Viikkokatsaus
Viikkokatsaus on kolmas isompi asia, jonka otin käyttöön. Pyrin varaamaan ainakin tunnin perjantai-iltapäivistä sille, että käyn viikon aikana tehdyt asiat läpi ja suunnittelen seuraavan viikon asioita.
Jos kalenteri on peruskallio tai tukiranka, niin viikkokatsaus on jonkinlainen henkireikä. Viikon mittaan syntyvä paine kesken olevien tehtävien ja päässä jylläävien seuraavien kehitys- ja toteutusajatusten kohdalla helpottaa viikkokatsauksessa. Jopa kaoottisen oloinen viikko jäsentyy ruotuun. Viikkokatsaus on kuin helpotuksen huokaus.
Aikavaraus sähköposteille
Sähköpostin käsittely saattaa viedä yllättävän paljon aikaa – miksi sille ei varata sitä kalenterista? Varasin jokaiselle päivälle kolme puolen tunnin aikaa sähköposteille.
Hyvä perussääntö on: Jos asia on tehtävissä parissa minuutissa, tee se heti. Jos se vaatii pidemmän ajan, lisää se kalenteriin tai tehtävälistalle (tehtävän kiireellisyydestä ja tärkeydestä riippuen).
Ajan varaaminen sähköposteille teki lyhyellä tarkastelulla kalenterini entistäkin täydemmäksi, mutta toisaalta nyt kalenterissa on varattuna aika asialle, joka kuitenkin tulee tehdä. Tämä on omiaan vähentämään kiireen tuntia.
Bonus: 14 minuuttia lihaskuntotreeniä päivässä tekee 82 tuntia vuodessa
Varmasti jokainen meistä tietää lihaskunnon merkityksen. Entäs jos aikaa salille menemiseen tai edes kunnon kotitreeniin ei tahdo löytyä? Pienistä puroista on taaskin mahdollista tuottaa iso virta.
Aloin tehdä 2 x 7 minuuttia lihaskuntotreeniä päivässä (7 Minute Workout). Aamulla herättyäni laitan Toggl Track -sovelluksen kellon pyörimään ja teen seitsemän minuutin lihaskuntotreenin. Toisen mokoman teen ennen lounasta etätyöpäivinä. (Kerään treeniminuutit ylös siksi, koska olen statistiikasta ja sen kerryttämisestä motivoituvaa tyyppiä.)
14 minuuttia treeniä 350 päivänä vuodessa tekee lähes 82 tuntia töitä lihaksilla. Jos onnistuu tuohon joka päivä, pääsee 85 tuntiin.
Keho ja mieli kiittävät!
Viestintää, markkinointia, johtamista 