Tekemisen kolme resurssia – Ja kuinka niiden hallinnalla saa asioita aikaan

Asioiden tekeminen vaatii erilaisia resursseja. Niiden panostaminen haluttuun asiaan edistää asiaa suhteessa panostukseen. Tietenkin myös suunnan täytyy olla oikea, tulee tehdä oikeita asioita ja niin edelleen, mutta ei käsitellä sitä tässä. Keskitytään vain resursseihin.

Kolme resurssia ovat:

1. Aika
2. Raha
3. Jaksaminen

Aikaa vastaan saat rahaa ja jaksamista, rahalla voi ostaa aikaa ja jaksamista. Jaksamisella ja energialla ei saa suoraan (ainakaan täysin mutkatta) rahaa, mutta sillä saa aikaa, jonka voi tarvittaessa vaihtaa rahaksi.

Aika on resursseistamme arvokkain.

Vaikka rahalla voi ostaa aikaa, sillä ei voi korvata vaikkapa läsnäoloa läheisten kanssa. Aika on resursseista universaalein ja vapaamuotoisin. Sitä on jokaisella vuorokaudessa yhtä paljon. Elämässä meillä on aikaa eri määriä; asiaan voivat vaikuttaa onnettomuudet, genetiikka, mutta myös elintavat ja omat valinnat.

Raha on kelpo vaihdannan väline ja sillä saa monenlaista. Rahalla voi tosiaan ostaa aikaa; vaikkapa asunnon siivous, kauppaostospalvelut ja polkupyörän huolto – sen sijaan, että tekisi itse.

Jaksaminen on resurssi, jota tarvitaan myös tekemiseen. Jos ei jaksa tehdä, niin eihän siitä ainakaan yleensä hyvä seuraa. Näistä kolmesta jaksamista on vaikein hallita – siksikin, että se on käsitteistä häilyvin.

Näiden resurssien hallinta on itselleni ensiarvoisen tärkeää, jos mielii tehdä useita asioita, nukkua hyvin ja ennen kaikkea viettää mahdollisimman paljon aikaa perheen kanssa.

Ajankäytön hallinta – Kalenteri

Kalentereita pitää olla vain yksi. Siinä täytyy olla koko tekemisen kirjo. Joustavasti muokattava, toistuvat merkinnät ja ilmoitukset mahdollistava sekä vaimon kanssa jaettava sähköinen kalenteri toimii minulla parhaiten.

Kun kalenteriin kirjaa hetket myös joutenololle, välttää liian kuluttavan tekemisen – näin saa vaihdettua aikaa jaksamiseksi.

Samankaltaisen tekemisen voi niputtaa kerralla tehtäväksi (sähköpostit, tarpeelliset ostosreissut, kotitaloustyöt).

Kalenteri on vain työkalu. Se tarvitsee rinnalleen periaatteita, toimintaohjeita. Ei kahta merkintää päällekkäin, etsi kaikelle aikansa, tee kaikki ajallaan. Nämä periaatteet toimivat minulla.

Lue myös: Kaikelle aikansa, kaikki ajallaan – Kurkistus kalenterirutiiniini

Rahankäytön hallinta – Budjetti

Kuinka paljon tulee rahaa sisään, ja miten paljon siitä menee pakollisiin maksuihin. Mitä jää sitten käteen? Laitetaan kiinteä siivu pitkän tähtäimen sijoituksiin, ”tulevaisuustilille” (rakennetaan laskentataulukkoon laskuri, joka näyttää, kuinka paljon korkoa korolle -ihme tuottaa pitkän tähtäimen sijoitusten päälle 20 vuodessa – johan alkaa sijoittaminen kiinnostamaan).

Tavoitteena perheloma? Lasketaan sen vaatima pääoma ja kirjataan, kuinka paljon kuukautta kohden täytyy säästää, jotta matkabudjetti tulee katetuksi. Tässä metodissa ei eletä luotolla.

Kirjataan budjettiin kuukausittaiset ja vuotuiset menoerät (jotka myös jyvitetään kuukausitasolle), mahdolliset korjaus- ja remontointikustannukset, lääkärimaksut, juhlistukset, harraste-erät ja niin edelleen.

Ja vältetään kulutusluottoja, sekä kerskakulutusta.

Jaksamisen hallinta

Tätä resurssia ei ole mielekästä laittaa laskentataulukkoon. Toisaalta sekä kalenteri että budjetti toimivat jaksamisenhallinnan välineinä erinomaisesti.

Kirjaa kalenteriin hetket suosikkiliikunnalle. Jos yöunet jäävät lyhyiksi, kirjaa kalenteriin reilu uniaika (se on harvoja asioita, joita minulla ei ole kalenterissa, koska iltarutiini – ja nykyisin pojan sisäinen kello – pitää huolen siitä, että nukkumassa ollaan lähes aina samaan aikaan). Jos haluat nauttia päiväunista, kirjaa nekin kalenteriin.

Tarkastele kalenteriasi aika ajoin kriittisesti (itse tarkastelen sunnuntai-iltaisin); onko alkavalla viikolla liikaa tekemistä? Mitä voisi siirtää tuonnemmaksi, mitä ei ehkä tarvitse tehdä lainkaan? Mitä voi delegoida eteenpäin?

Budjetin kautta luodaan jaksamiseen panostamiselle käytännön edellytyksiä. Määritellään ruokabudjetti, joka mahdollistaa lounaaksi mikropizzan sijaan lohen ja salaatin. Laitetaan sivuun rahaa kiinnostavalle harrasteelle. Tykkään juoksemisesta ja voisin juosta syrjäisessä metsässä itsekseni, mutta juoksutapahtumiin osallistuminen tuo harrastekakun pintaan makean kirsikan. Siispä olen määritellyt, että laitan kuukausittain säästöön tietyn määrän rahaa juoksuharrastetta ja muuta liikuntaa varten.

Iso kuva määrittää resurssienhallinnan

Mieti pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteita. Mitä haluat saavuttaa ja kokea? Mikä on elämässä tärkeää. Kirjaa isoja tavoitteita, pelottavankin isoja.

Pura isot tavoitteet pienemmiksi, vuosi- ja sitten kuukausitasolle. Mieti, millaista panostusta tavoitteisiin pääseminen vaatii.

Määritä sitten resurssit. Kun tiedän tulevista tekemisistäni (vaikkapa sen, että toimin ensi vuonna Porin nuorkauppakamarin varapuheenjohtajana), avaan vuosisuunnitelman ja arvioin, kuinka monta tuntia harraste vie viikkotasolla. Arvion vien edelleen kalenteriini paikanpitäjinä (placeholder), siis tietyn aikakokonaisuuden viikosta varaavina tyhjinä merkintöinä. Koko ensi vuodelle on kalenterissa valmiina jo paikanpitäjät perheen yhdessäololle.

Näin aikaa on varattu kyseiselle tekemiselle jo ennen tietoa tarkemmista suunnista, ja saan varmistettua sen, että viikot eivät kulu ohimoita pakottaen ja hampaita kiristellen.

Toinen esimerkki: Tukholman maraton 1.6.2019 – kirjattu kalenteriin. Sitten otan maratonohjelman ja nakutan sen valmiiksi kalenteriin. Näin minun tarvitsee enää juosta suunnitelma. Sairastumiset ja yllättävät menot on huomioitu juoksusuunnitelmassa noin parin viikon väljyydellä.

Yleisesti ottaen asioille kannattaa nakuttaa kalenteriin määräajat ja purkaa sitten isompi tekeminen osiksi kalenteriin peruuttamalla määräajasta takaisinpäin nykyhetkeen. Näin saa myös hienosti kuvan siitä, miten paljon (tai huonossa tapauksessa miten vähän) aikamahdollisuuksia on itse asiassa käytössä.