Kunnioitetaan enemmän toistemme aikaa

Olen mukana Suomen Ekonomien EkonomiEsimies-valmennuksessa. Kirjoitan valmennuksen aikana käsitellyistä teemoista päiväkirjamaisia merkintöjä. Nyt puhutaan ajankäytön hallinnasta, omasta ja organisaation.

Ajankäytön hallintaan voi vaikuttaa itse, mutta siihen vaikuttavat myös muut, jokainen yksistään, mutta myös työyhteisön asenne työajan hallintaan ja kiireeseen.

Joihinkin asioihin voidaan organisaatiossa vaikuttaa, mutta ei kaikkeen. Sama pätee omaan ajankäyttöön – kaikkeen ei voi vaikuttaa. Se ei silti tarkoita, etteikö paljoonkin voisi.

Työpäivän keskeyttävät todella monet asiat. Puhelut, tekstiviestit, näiden merkkiäänet, kalenterimuistutukset. Nämä on oleellista saada kuriin – ensimmäinen tärkeä perusaskel ajankäytön hallinnan tielle. Kirjoitin aiheesta laajasti aikaisemmin: Lisää syvää ja hyvää tietotyötä.

Aikavarkaista kuitenkin vielä sen verran, että minulle merkittävin varas nykyään taitaa olla isojen asioiden lykkääminen – Haluan valmistella asiat yleensä mahdollisimman hyvin sekä miettiä niiden erilaisia puolia, joten asioiden päättely lykkääntyy pidemmälle kuin on suunnitellut.

Pelkään, että suunnittelemattomat ja taustoittamattomat päätökset aiheuttavat ongelmia. Haluan pelata varman päälle.

Vastalääkkeenä pyrin loppuvuoden ajan tekemään päätöksiä intuitiivisemmin. Katsotaan, mitä siitä seuraa.

Mikä on sinun suurin aikavarkaasi?

Onko teille iskostunut viime tingan tekeminen?

Kiireestä saataisiin pois varsin paljon suunnittelemalla asioita eteenpäin, ja sitoutumalla tämänkaltaiseen kalenteriperustaiseen tekemiseen. Toki kalenterin ulkopuolisia tilanteita tulee jatkuvasti, mutta myös nämä voidaan ottaa huomioon aikataulutuksessa.

Olen laittanut arkea vahvasti kalenteriin arviolta viitisen vuotta. Se pitää huolen siitä, että minulla on aikaa ja energiaa tehdä monia mielekkäitä asioita. Se pitää osaltaan huolen siitä, että nukahdan illalla alta aikayksikön, enkä vatvo sitä, mitä kaikkea pitikään tehdä.

Tämä toimii varmasti myös organisaatiokontekstissa, vaikka toiminnan muoto ja laajuus ovat erilaisia. Asiat etukäteen suunnittelemalla ja niille aikaa varaamalla päästään pois viimetingan tekemisestä. Tekemisen laatu paranee varmasti. Tuottavuus ei murene jatkuvien keskeytysten viidakossa.

Sovitaanko, että kunnioitamme enemmän toinen toistemme kalentereita.

Työpäivää eivät pirstaloittaisi jatkuvat keskeytykset – ainakin iso osa niistä pystytään siistimään pois yhteisillä pelisäännöillä. Alkakaamme kunnioittaa toistemme aikaa.

Liikkeelle voi lähteä vaikka parin tunnin häiriöttömällä ajalla per viikko. Jokainen saa uppoutua työhönsä takuuvarmasti sen ajan. Jokaisen on myös muistettava pitää puoliaan; no voin mä nyt tän tsekata sulle nopeesti – Et voi, keskity häiriöttömään hetkeesi!